The Return: K2 SharePoint Dynamic SmartObjects!

Mit dem Release von K2 5.2 (aka K2 Cloud Update 6) feiern wir die Rückkehr eines alten Helden in die K2 SharePoint Integration: SP Dynamic SmartObject!

Diejenigen die schon ein paar Jahre mit K2 arbeiten, werden sich an diese Integration bis SP2010 erinnern. Ab sofort steht dieses Feature auch für die Provider-Hosted K2 App For SharePoint zur Verfügung.

Mit dieser Funktion können beliebige Sites / Lists / Libraries mit identischem Schema mit nur einem einzigen SmartObject angesprochen werden. Dies hat zur Konsequenz dass die Anzahl der K2 Artefakte in der SP Umgebung dramatisch reduziert wird. Bisher musste man für eine Integration pro Site die K2 App aktivieren und auf der Zielseite eine Lösung deployen, was automatisch zu neuen Objektdefinition pro Deployment geführt hat.

Dieser Schritt kann nun übersprungen werden, da man jetzt mit einem zentralen SMO arbeiten kann, ohne dass man auf jeder Zielseite explizit die K2 App aktivieren muss. Das funktioniert somit auch direkt für K2 Smartforms und K2 Workflows – da in beiden Welten der Datenzugriff via SmartObject abläuft!

Für diejenigen die mit dem Feature noch nicht vertraut sind, wurde mit dem Release auch die Dokumentation aktualisiert.

How To: Create a SmartForm to Link an Application’s SmartForms to a Secondary List or Library

Reusing K2 for SharePoint Data

 

 

 

K2 & UiPath = Automatisierung von Human + Bot Tasks

Vor kurzem wurde die Partnerschaft zwischen K2 und UiPath bekanntgegeben. Diejenigen die UiPath nicht kennen: es handelt sich hierbei um einen Marktführer aus dem RPA Genre. RPA steht für Robotic Process Automation, welche bei Kunden genutzt wird um wiederkehrende Aufgaben durch Bots automatisieren zu lassen.
Die K2 Plattform wird i.d.R. für interaktive Use Cases und Geschäftsprozesse verwendet, d.h. Prozesse mit menschlicher / rollenbasierter Kollaboration.

Es ist offensichtlich dass es bei der Kombination beider Welten zu sehr großen Synergien kommen kann, mit dem Ergebnis dass Anwender sich auf wichtige Core Prozesse und Aufgaben kümmern können, während andere kurzläufige Themen automatisch von Bots abgearbeitet werden!

Auf technischer Ebene gibt es eine Vielzahl von Szenarien, ein paar Beispiele wären:

  • UiPath Bot startet K2 Workflow
  • K2 Workflow startet UiPath Robot
  • UiPath erhält einen Task von K2
  • UiPath Bot liest und bearbeitet K2 Smartforms
  • K2 Smartform Logik zum starten eines UiPath Bot (ohne K2 Workflow)
  • SmartObject Data Integration für UiPath Bot

Die offizielle Ankündigung von K2 gibt es hier

App Plattform für den Fachbereich – K2 App Wizards

Mit K2 5.1 wird die Plattform um eine neue Dimension der App-Erstellung erweitert, den sog. K2 App Wizards. Bisher wird die K2 Plattform bei Kunden in der Regel entweder von sog. Citizen Developers (d.h. Anwender mit technischem Verständnis / speziellem Training) oder von der IT bzw. DEV Abteilung für komplexes Enterprise App Development eingesetzt.

Dank des neuen K2 App Wizards ist es nun möglich, Anwendungen mit individuellem Datenschema zu erstellen, ohne dass man in die K2 Designer muss. Über den gesamten Prozess wird der Anwender durch Wizards gesteuert und hat nach finaler Prüfung und Freigabe schon nach wenigen Minuten die funktionsfähige App im K2 Workspace!

Zunächst muss man den Anwendungstyp festlegen. Es stehen 4 Optionen zur Auswahl:

  • Approval: Zum Erstellen interaktiver Apps inkl. Workflowautomatisierung mit verschiedenen WF Templates (Einfache / Zweifache Freigabe, mit / ohne Rework Loop)
  • Survey: Zum Erstellen von Umfragen
  • List Collaboration: Zum einfachen Erfassen von Daten (keine WF Funktion)
  • Online App Catalog: Zum Installieren fertiger K2 Smartstarter

Danach werden die Eingabefelder und das Workflow Template definiert. Ich erstelle eine App zum Erfassen von Kontaktinformationen und entscheide mich für einen “One Step Approval” Workflow.

In den Einstellungen findet man auch Optionen um zu definieren ob die Prüfer fix oder dynamisch gewählt werden und ob es erlaubt sein soll mit Kommentaren und Zwischenspeichern zu arbeiten. Hat man das Verhalten nach Wunsch definiert, muss man nur noch auf Generate App klicken und die App wird von definierten Administratoren freigegeben und automatisch bereitgestellt.

Das Resultat ist eine komplette K2 Applikation inkl. Dashboard, Administration und Reporting Funktionen.

 

 

 

 

 

16. Januar 2018: K2 Europe Partner Tag

Am 16. Januar laden wir alle regionalen Partner zu einem exklusiven Partner Tag nach Frankfurt ein. Inhaltlich geht es um das neue K2 Ascend Partner Program sowie die strategische und technische Positionierung der neuen Produkte K2 Five und K2 Cloud Platform.

Desweiteren werden auch neue Marketingstrategien und K2 Five Upskill Empfehlungen vorgestellt. Live Demonstrationen fehlen selbstverständlich auch nicht.

Als Partner kann man sich auf der folgenden Landingpage für das Event anmelden, dort finden sich auch weiterführende Informationen bzgl. Anreise, Hoteloptionen und die genaue Agenda!

Anmeldung hier

 

 

K2 FIVE Workflow Designer

Die wahrscheinlich offensichtlichste Änderung im Release der neuen K2 Plattform ist der Workflow Designer.

Hierbei handelt es sich um eine komplett überarbeitete Oberfläche, die mit den bisherigen WF Tools nichts mehr gemeinsam hat. Der Schwerpunkt bei der Neugestaltung lag auf einfacher Bedienbarkeit, jedoch ohne auf die bewährten Funktionen zu verzichten. Grundsätzlich gibt es bei Neuinstallation ab K2 Five, keinerlei Thick Clients (früher K2 Studio oder K2 Designer for Visual Studio) mehr. Auch der alte web-basierte Designer (Stichwort Silverlight) wird nicht mehr ausgerollt, d.h. es wurden alle K2 Tools in dem neuen HTML5 Designer konsolidiert.

Designer Experience

Ähnlich wie das K2 Studio bietet der neue Designer eine sog. “Infinite Design Canvas”. D.h. es gibt keinerlei Einschränkung bzgl. Prozessdesign. Zudem ist es jetzt viel einfacher einen Workflow zuerst zu modellieren, ohne die einzelnen Teilschritte durchkonfigurieren zu müssen.

Rohes Prozessdesign in Anlehnung an Swim Lanes

3x die selbe Logik, in unterschiedlicher Darstellung

Ebenfalls optimiert wurde die Art und Weise wie man Artefakte im Designtool findet. Musste man früher über den Category Browser und teilweise unendliche Lange TreeView Knoten klicken, gibt es nun eine Suchfunktion (YAY! ;-))

Aufgrund der Freihand-Gestaltung sind entsprechend individuelle und flexible Workflows denkbar.

Validierung und Geschäftsregeln

Teil der K2 Five Workflow-Engine ist natürlich auch die Möglichkeit Geschäftsregeln zu modellieren. In diesem Beispiel werden abhängig von Schwellwerten für einen Vertragswert unterschiedliche Instanzen zur Bearbeitung involviert.

Wie gehabt ist es möglich verantwortliche Benutzer, Gruppen oder Rollen aus verschiedensten Datenquellen zu nutzen: Active Directory, SQL Daten, SAP etc.

Im Regeldesigner werden unterschiedliche Objekte und Datenquellen farblich differenziert.

Auch komplexere Regeln sind möglich, zum Beispiel ein Zusammenspiel aus SmartObject-Daten und Funktionen:

Deadline Konfiguration an einer Aufgabe, in diesem Beispiel 5 Tage nach Erstellung der SalesForce Opportunity

Auf www.k2.com gibt es zahlreiche nenue one-minute-videos, auch eines für den Workflow Designer. In dem Video wird auch das “Smart Assist” Feature demonstriert. Viel Spaß beim Durchforsten der neuen Inhalte auf www.k2.com 🙂