K2 & UiPath = Automatisierung von Human + Bot Tasks

Vor kurzem wurde die Partnerschaft zwischen K2 und UiPath bekanntgegeben. Diejenigen die UiPath nicht kennen: es handelt sich hierbei um einen Marktführer aus dem RPA Genre. RPA steht für Robotic Process Automation, welche bei Kunden genutzt wird um wiederkehrende Aufgaben durch Bots automatisieren zu lassen.
Die K2 Plattform wird i.d.R. für interaktive Use Cases und Geschäftsprozesse verwendet, d.h. Prozesse mit menschlicher / rollenbasierter Kollaboration.

Es ist offensichtlich dass es bei der Kombination beider Welten zu sehr großen Synergien kommen kann, mit dem Ergebnis dass Anwender sich auf wichtige Core Prozesse und Aufgaben kümmern können, während andere kurzläufige Themen automatisch von Bots abgearbeitet werden!

Auf technischer Ebene gibt es eine Vielzahl von Szenarien, ein paar Beispiele wären:

  • UiPath Bot startet K2 Workflow
  • K2 Workflow startet UiPath Robot
  • UiPath erhält einen Task von K2
  • UiPath Bot liest und bearbeitet K2 Smartforms
  • K2 Smartform Logik zum starten eines UiPath Bot (ohne K2 Workflow)
  • SmartObject Data Integration für UiPath Bot

Die offizielle Ankündigung von K2 gibt es hier

App Plattform für den Fachbereich – K2 App Wizards

Mit K2 5.1 wird die Plattform um eine neue Dimension der App-Erstellung erweitert, den sog. K2 App Wizards. Bisher wird die K2 Plattform bei Kunden in der Regel entweder von sog. Citizen Developers (d.h. Anwender mit technischem Verständnis / speziellem Training) oder von der IT bzw. DEV Abteilung für komplexes Enterprise App Development eingesetzt.

Dank des neuen K2 App Wizards ist es nun möglich, Anwendungen mit individuellem Datenschema zu erstellen, ohne dass man in die K2 Designer muss. Über den gesamten Prozess wird der Anwender durch Wizards gesteuert und hat nach finaler Prüfung und Freigabe schon nach wenigen Minuten die funktionsfähige App im K2 Workspace!

Zunächst muss man den Anwendungstyp festlegen. Es stehen 4 Optionen zur Auswahl:

  • Approval: Zum Erstellen interaktiver Apps inkl. Workflowautomatisierung mit verschiedenen WF Templates (Einfache / Zweifache Freigabe, mit / ohne Rework Loop)
  • Survey: Zum Erstellen von Umfragen
  • List Collaboration: Zum einfachen Erfassen von Daten (keine WF Funktion)
  • Online App Catalog: Zum Installieren fertiger K2 Smartstarter

Danach werden die Eingabefelder und das Workflow Template definiert. Ich erstelle eine App zum Erfassen von Kontaktinformationen und entscheide mich für einen “One Step Approval” Workflow.

In den Einstellungen findet man auch Optionen um zu definieren ob die Prüfer fix oder dynamisch gewählt werden und ob es erlaubt sein soll mit Kommentaren und Zwischenspeichern zu arbeiten. Hat man das Verhalten nach Wunsch definiert, muss man nur noch auf Generate App klicken und die App wird von definierten Administratoren freigegeben und automatisch bereitgestellt.

Das Resultat ist eine komplette K2 Applikation inkl. Dashboard, Administration und Reporting Funktionen.

 

 

 

 

 

K2 4.7 For SharePoint (2013 = 2016 = Online)

Mit K2 4.7 wird nun offiziell SharePoint 2016 unterstützt. Mit diesem Schritt bietet die K2 Plattform eine einheitliche und 100% kompatible Integration* über die aktuellen on-premise und cloudbasierten SharePoint-Ausprägungen!

Aber was bedeutet das eigentlich, wieso einheitlich?

Da es sich bei K2 nicht um ein (an eine bestimmte SP Version gebundenes) Add-On, sondern um eine standalone** Plattform handelt, ist es möglich mehrere / verschiedene / On-premise und/oder Cloud SharePoint Farmen mit einer einzigen K2 Infrastruktur zu betreiben. Verwendet wird hierfür eine Provider Hosted App, die letztlich als Container dient und K2 Inhalt mit zusätzlichen Funktionen im SharePoint darstellt. Daraus ergibt sich sowohl für Designer & Entwickler als auch für Anwender eine gleichgeschaltete User Experience, unabhängig von der SP Version.

Was kommt sonst noch mit?

– Globales Taskmanagement, d.h. 1 Taskliste sammelt Aufgaben aus X SharePoint Sites / WebApps / Farms
– Zentrale Verwaltung von K2 Anwendungen und Workflows über Farmgrenzen hinweg
– Unabhängige Skalierung von SharePoint, ohne Einfluss auf Technik und Lizenzkosten bei K2

Gibt es weitere Neuigkeiten?

Ja! Die App muss nun nicht mehr pro Site aktiviert, sondern kann zentral auf dem App Catalog konfiguriert werden. Es ist möglich die App automatisch auf neuen Sites zu aktivieren – was vor allem bei Site Provisioning Szenarien von Vorteil sein wird! Das automatische Aktivieren kann für bestimmte Pfade und Site Templates geschehen.

activation

*Integration
Diese Integration habe ich vor längerem im Detail mit Videobeitrag im SP Podcast von Michael Greth dargestellt, siehe Blogpost

**standalone
Mit der K2 Plattform können Anwendungen erstellt werden, die keine SharePoint-Daten nutzen und als reine Webanwendungen betrieben werden. Das Beispiel Mitarbeiter Onboarding habe ich hier dokumentiert

Verbesserte ALM Funktionen in K2 4.7

Eine der wichtigsten Neuerungen in K2 4.7 sind die neuen ALM (Application Lifecyle Management) Funktionen für Smartforms. Mit dieser Funktion erhält man im Designer visuelle Indikatoren für Probleme mit Abhängigkeiten zu anderen Ansichten, Formularen oder Smartobjects.

Ohne diese Indikatoren konnte man als Designer bisher die fehlerhaften Applikationen weiterführen und hat womöglich erst mit Package & Deployment die Probleme erkannt oder sie sogar auf ein anderes Zielsystem (z.B. Produktion) übertragen. Mit den neuen Indikatoren werden fehlerhafte Konfigurationen frühzeitig erkannt und können direkt adressiert werden!

In diesem Beispiel wird ein Control gelöscht welches in mehreren Regeln / Bindings und für eine Bedingte Formatierung verwendet wird.

deletecontrol

 

Selbst Änderungen an Datenquellen für Controls werden jetzt validiert und alle Abhängigkeiten in der Warnung dargestellt – eine Änderung der Datenquelle hätte für diese Control Auswirkungen für eine Vielzahl von Regeln.

datasource

Wie man sieht, hat man die Möglichkeit die Abhängigkeiten zu dem Control automatisch auflösen bzw. entfernen zu lassen (“Remove all dependencies”)  oder den Fehler zu akzeptieren (“Keep dependencies and mark them as invalid”).

Wo gibt es Indikatoren?

Je nach Szenario tauchen die roten Indikatoren an verschiedenen Stellen auf.

1 – Wizard Navigation
2 – Controls
3 – Control Eigenschaften
4 – Rules
5 – Rule Statements

indicators1 indicators2 indicators3 indicators4

Weitere Validierungen finden nun auch statt, wenn man auf einem Form abhängige Views entfernen möchte.

deleteview

 

Zuletzt wird auch noch für den Check-In Vorgang der Artefakte die Validierung durchgeführt. Somit ist es unwahrscheinlich, dass man fehlerhafte Applikationen live nimmt oder auf ein anderes System übertragen wird!

checkin

 

Auch zu diesem Thema gibt es eine offizielle Referenz auf help.k2.com – hier

K2 4.7 – die Next-Gen App Plattform!

Seit einigen Tagen steht die Version K2 4.7 für alle Kunden und Partner zum Download bereit. Diejenigen, die K2 schon länger kennen, werden feststellen dass dieses Release das erste Minor Update (4.x.x auf 4.y) seit vielen Jahren darstellt! Dementsprechend groß ist auch die Anzahl an Verbesserungen und Neuerungen in der Plattform.

Dies wird der erste Teil einer ganzen Reihe von Blogposts sein.  Mit den Neuerungen in 4.7 wird die Platform mit zahlreichen funktionalen Neuerungen (z.B. dem Application Lifecycle Management) ausgestattet, aber auch strategisch für die Zukunft, als Cloud Plattform, ausgerichtet. So gibt es einen spürbaren Trend die bisherigen Client Komponenten im Browser abzubilden. Den Anfang macht hierbei die neue Management Site, mit der Möglichkeit, SmartObject Methoden direkt im Browser zu testen.

futureproof

Zunächst muss eine grobe Übersicht mit den wichtigsten Neuerungen und Änderungen her:

Highlight Übersicht