Mit K2 Smartforms mehr aus der SharePoint UI herausholen!

Am 25.März wird K2 For SharePoint öffentlich zum Download bereitgestellt werden. Höchste Zeit für mich, ein paar besondere Features unserer App einmal genauer vorzustellen.

Grundsätzlich handelt es sich bei K2 For SharePoint um die neue Integration von K2 Blackpearl in SharePoint 2013. Das bedeutet, durch simples Aktivieren der App, hat man die komplette Bandbreite der K2 Features browserbasiert im Zugriff:

  • Formulardesign
  • Workflow
  • Datenintegration
  • Reports

Nutzt man die K2 App zum Beispiel für eine Liste, muss zunächst definiert werden, welche der oben genannten Features die App bereitstellen soll. In meinem Beispiel begnüge ich mich mit dem Punkt Formulardesign (ich will ein Smartform für New, Edit und Display Forms nutzen) und aktiviere die App auf einer default Issue List.

issuelistschema

Zunächst mal der Vergleich zwischen dem “New Form” der SharePoint UI und dem Smartform, das von der App automatisch erzeugt wird.

spui

smartformui

 

Auf den ersten Blick sind die optischen Unterschiede nicht so deutlich (zB Richtext – Editor), jedoch hat man durch die Konvertierung in das Smartform eine Vielzahl von Optionen gewonnen, die es im SharePoint per default überhaupt nicht gibt. Ich demonstriere dies an dem Multi-Lookup Control der Spalte “Related Issues”. Auf den Screenshots oben sieht man beide Versionen: SharePoint und Smartform. Nun ist es eine Eigenschaft von dieser SharePoint Spalte (Type: Lookup) dass man alle referenzierten Listitems für die Auswahl angeboten bekommt. Der einzige einschränkende Faktor könnten die Permissions sein. Eine Möglichkeit die Elemente anhand von Kriterien zu filtern gibt es nicht!

Angenommen wir hätten nun eine Anforderung nach der das Feld “Related Issues” abhängig von der Kategorieauswahl die Elemente filtern soll. D.h. nicht nur statisch konfiguriert, sondern dynamisch zur Laufzeit des Formulars! Dank der Rules Engine die ein Smartform steuern, ist dies sehr einfach umzusetzen. Zunächst erstellt man dazu eine Regel für das Dropdown Control der Kategorien.

rule1

Und konfiguriert dort ganz einfach über eine Action dass bei jeder Änderung des Kategorie Controls, die Datenquelle für das Multi-Lookup Control neu gefiltert wird.

rule2

Über den Punkt configure muss man nur eine Drag & Drop Aktion ausführen und zwar den Wert des Category Controls als Input Parameter für die Filtermethode binden.

configureDer Rest wird von der Engine automatisch gemacht und man hat sofort das gewünschte Ergebnis zur Laufzeit.

Beispiel: Kategorie Hardware

hardware

Beispiel: Kategorie Software

software

 

Dies ist nur ein kleines Beispiel an einem einzigen Control. Aber selbstverständlich könnte man auch hier die Anpassungen noch weiter ausbauen, zum Beispiel in folgende Richtungen:

  • Laden der “Related Issues” aus einer anderen SharePoint Liste auf der Issue Site
  • Laden der “Related Issues” aus einer anderen SiteCollection
  • Laden der “Related Issues” aus einer anderen WebApplication
  • Laden der “Related Issues” aus einer beliebigen Datenquelle (SAP, CRM, Oracle, SQL, Webservice)

Alles natürlich unter dem Motto: no code solution 🙂

 

K2 User Konferenz, Las Vegas 2014

K2 war im Vorfeld der SharePoint Conference 2014 erstmalig Gastgeber einer eigenen User Conference. Rund 400 Kunden und Partner aus aller Welt kamen im Hard Rock Hotel zusammen, um aus erster Hand neueste Informationen, Entwicklungen und Ankündigungen von K2 abzugreifen und sich untereinander über Erfahrungen aus dem Geschäftsalltag mit K2 auszutauschen. Dass auch das Networking bei dem speziellen Ambiente von Las Vegas nicht zu kurz gekommen war, muss an dieser Stelle eigentlich nicht extra erwähnt werden. 🙂fotor_(43)
Was gibt es denn jetzt Neues von K2?

K2 For SharePoint (Release Datum: 25. März 2014)

Hierbei handelt es sich um die K2 For SharePoint App, welche gegen einen dedizierten K2 Server registriert werden muss.

K2 Mobile (iOS App, Windows Phone 8)

Für den April 2014 wurden Mobile Apps für iOS (iPhone, iPad) und Windows Phone 8 angekündigt. Die gezeigte Demo lieferte hierbei eine extrem ansprechende User Experience! Es wird nicht nur unterstützt sein Aufgaben über die App zu bearbeiten, sondern auch optimierte Forms und Task Management Optionen werden mitkommen.

mobile

 

K2 Appit (K2 For SharePoint – Cloud Runtime, keine on-prem K2 Installation)

Mit K2 Appit wird ein ganz neues Produkt veröffentlicht. K2 Appit bietet die gleiche Funktionalität wie K2 For SharePoint, jedoch als reine Software as a Service Lösung in der Cloud. Das bedeutet für K2 Appit wird keine lokale K2 Server Instanz benötigt – vielmehr wird on-the-fly eine Cloud Instanz registriert und mit der App verdrahtet. Bei der Vorstellung sind zwischen den Schritten “Neue SharePoint SiteCollection erstellen” und “Den ersten Workflow mit K2 Appit bauen” weniger als 10 Minuten vergangen. Stark! Selbstverständlich kann K2 Appit onprem und online genutzt werden. Zusätzlich können die K2 Mobile Apps ebenfalls mit K2 Appit verbunden werden. Zunächst wird das Produkt in den USA verfügbar sein. Mit einem Start in Europa ist nicht vor 2015 zu rechnen.

Offizielle K2 Appit Seite

k2ceo
K2 CEO, Adriaan van Wyk

IMG_20140301_074642