Review: K2 Europe Customer Day 2016, Frankfurt

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Wie schon im Jahr 2015 hatte das K2 Northern Europe Team wieder zum Kundentag nach Frankfurt geladen. Rund 50 Kundenvertreter aus Deutschland, der Schweiz, Österreich, der Ukraine und Skandinavien kamen am 5.Oktober im Hilton Hotel in Frankfurt zusammen, um sich im persönlichen Gespräch auszutauschen und natürlich auf den neuesten Stand rund um K2 zu bringen!

Neben zahlreichen Updates zu 4.7, Mobile und der neuen K2 Cloud Platform, gab es Referenzvorträge von Partnern und Kunden und eine Best Practice Session. Abgerundet wurde der Tag dann mit einer Ask The Experts Diskussionsrunde, bei der das K2NE Team von Andrew Murphy (Director Technical Sales EMEA) des K2 UK Teams unterstützt wurde.

Zum Abschluss gab es dann noch ein besonderes Gimmick. Die Gruppe von Drum Café Deutschland hat den Teilnehmern noch rhythmisch eingeheizt 😉 Wer die Gruppe nicht kennt, sollte sich dieses Video ansehen.

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K2 4.7 For SharePoint (2013 = 2016 = Online)

Mit K2 4.7 wird nun offiziell SharePoint 2016 unterstützt. Mit diesem Schritt bietet die K2 Plattform eine einheitliche und 100% kompatible Integration* über die aktuellen on-premise und cloudbasierten SharePoint-Ausprägungen!

Aber was bedeutet das eigentlich, wieso einheitlich?

Da es sich bei K2 nicht um ein (an eine bestimmte SP Version gebundenes) Add-On, sondern um eine standalone** Plattform handelt, ist es möglich mehrere / verschiedene / On-premise und/oder Cloud SharePoint Farmen mit einer einzigen K2 Infrastruktur zu betreiben. Verwendet wird hierfür eine Provider Hosted App, die letztlich als Container dient und K2 Inhalt mit zusätzlichen Funktionen im SharePoint darstellt. Daraus ergibt sich sowohl für Designer & Entwickler als auch für Anwender eine gleichgeschaltete User Experience, unabhängig von der SP Version.

Was kommt sonst noch mit?

– Globales Taskmanagement, d.h. 1 Taskliste sammelt Aufgaben aus X SharePoint Sites / WebApps / Farms
– Zentrale Verwaltung von K2 Anwendungen und Workflows über Farmgrenzen hinweg
– Unabhängige Skalierung von SharePoint, ohne Einfluss auf Technik und Lizenzkosten bei K2

Gibt es weitere Neuigkeiten?

Ja! Die App muss nun nicht mehr pro Site aktiviert, sondern kann zentral auf dem App Catalog konfiguriert werden. Es ist möglich die App automatisch auf neuen Sites zu aktivieren – was vor allem bei Site Provisioning Szenarien von Vorteil sein wird! Das automatische Aktivieren kann für bestimmte Pfade und Site Templates geschehen.

activation

*Integration
Diese Integration habe ich vor längerem im Detail mit Videobeitrag im SP Podcast von Michael Greth dargestellt, siehe Blogpost

**standalone
Mit der K2 Plattform können Anwendungen erstellt werden, die keine SharePoint-Daten nutzen und als reine Webanwendungen betrieben werden. Das Beispiel Mitarbeiter Onboarding habe ich hier dokumentiert

Verbesserte ALM Funktionen in K2 4.7

Eine der wichtigsten Neuerungen in K2 4.7 sind die neuen ALM (Application Lifecyle Management) Funktionen für Smartforms. Mit dieser Funktion erhält man im Designer visuelle Indikatoren für Probleme mit Abhängigkeiten zu anderen Ansichten, Formularen oder Smartobjects.

Ohne diese Indikatoren konnte man als Designer bisher die fehlerhaften Applikationen weiterführen und hat womöglich erst mit Package & Deployment die Probleme erkannt oder sie sogar auf ein anderes Zielsystem (z.B. Produktion) übertragen. Mit den neuen Indikatoren werden fehlerhafte Konfigurationen frühzeitig erkannt und können direkt adressiert werden!

In diesem Beispiel wird ein Control gelöscht welches in mehreren Regeln / Bindings und für eine Bedingte Formatierung verwendet wird.

deletecontrol

 

Selbst Änderungen an Datenquellen für Controls werden jetzt validiert und alle Abhängigkeiten in der Warnung dargestellt – eine Änderung der Datenquelle hätte für diese Control Auswirkungen für eine Vielzahl von Regeln.

datasource

Wie man sieht, hat man die Möglichkeit die Abhängigkeiten zu dem Control automatisch auflösen bzw. entfernen zu lassen (“Remove all dependencies”)  oder den Fehler zu akzeptieren (“Keep dependencies and mark them as invalid”).

Wo gibt es Indikatoren?

Je nach Szenario tauchen die roten Indikatoren an verschiedenen Stellen auf.

1 – Wizard Navigation
2 – Controls
3 – Control Eigenschaften
4 – Rules
5 – Rule Statements

indicators1 indicators2 indicators3 indicators4

Weitere Validierungen finden nun auch statt, wenn man auf einem Form abhängige Views entfernen möchte.

deleteview

 

Zuletzt wird auch noch für den Check-In Vorgang der Artefakte die Validierung durchgeführt. Somit ist es unwahrscheinlich, dass man fehlerhafte Applikationen live nimmt oder auf ein anderes System übertragen wird!

checkin

 

Auch zu diesem Thema gibt es eine offizielle Referenz auf help.k2.com – hier

K2 4.7 – die Next-Gen App Plattform!

Seit einigen Tagen steht die Version K2 4.7 für alle Kunden und Partner zum Download bereit. Diejenigen, die K2 schon länger kennen, werden feststellen dass dieses Release das erste Minor Update (4.x.x auf 4.y) seit vielen Jahren darstellt! Dementsprechend groß ist auch die Anzahl an Verbesserungen und Neuerungen in der Plattform.

Dies wird der erste Teil einer ganzen Reihe von Blogposts sein.  Mit den Neuerungen in 4.7 wird die Platform mit zahlreichen funktionalen Neuerungen (z.B. dem Application Lifecycle Management) ausgestattet, aber auch strategisch für die Zukunft, als Cloud Plattform, ausgerichtet. So gibt es einen spürbaren Trend die bisherigen Client Komponenten im Browser abzubilden. Den Anfang macht hierbei die neue Management Site, mit der Möglichkeit, SmartObject Methoden direkt im Browser zu testen.

futureproof

Zunächst muss eine grobe Übersicht mit den wichtigsten Neuerungen und Änderungen her:

Highlight Übersicht

Die neue Management Site in K2 4.7

managementsite

Mit K2 4.7 wurde die klassische Workspace Site durch eine moderne Management Site ersetzt (basierend auf K2 Smartforms).

Die K2 Help Referenz gibt es hier

Nicht nur, dass die Management Site mit neuer Optik daherkommt, es gibt auch zahlreiche neue Features. So wurde zum Beispiel eine webbasierte Version des sog. “Service Tester” Tools integriert und ein neues Interface zum automatischen Start von Workflows (Scheduling) ergänzt. Zudem ist es nun möglich Berechtigungen auf Workflowaktionen zu setzen und diese für bestimmte Benutzer und Gruppen zu verbergen.

 Smartobject Methode ausführen

Jedes Smartobject kann über die webbasierte Oberfläche aufgerufen und ausgeführt werden. Wie man es von dem Service Tester kennt, werden hier auch Inputparameter und Filter unterstützt.

smomethod

Bei Bedarf kann man Inputparameter setzen, wie in diesem Beispiel die OU “Sales” für eine Benutzerabfrage gegen das AD.

smomethodfilter

Letztlich wird das Ergebnis angezeigt.

smomethodresult

Workflow Scheduling

Unter dem Menüpunkt Workflow Server findet man das Scheduling Feature. Das Scheduling erlaubt das zeitlich gesteuerte Ausführen von K2 Workflows – also auch Workflows, die in der SharePoint App “K2 For SharePoint” bereitgestellt wurden.

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Über den Picker kann man den gewünschten Workflow einfach finden und auswählen. schedule3

Letztlich muss man noch die Frequenz oder das Intervall für die Ausführung definieren und schon ist die Konfiguration abgeschlossen.

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Über das Dashboard lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Konfigurationen noch aktiv sind und wie oft der Workflow automatisch ausgeführt wurde.schedule5

 

K2 Designer Berechtigungen

Diese Funktion bringt die häufig geforderte Option Workflowaktionen  für bestimmte Benutzer und Gruppen verbergen zu können. Gerade bei Kunden, die K2 dezentral an Abteilungen bereitstellen, gibt es oft die Anforderung kritische Aktionen per default abzustellen.

Ein gutes Beispiel hierfür sind die AD Aktionen im Workflow Designer. Ohne die neuen Einstellungen sieht der Benutzer im Designer zunächst noch alle Funktionen.

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In der Management Site kann man WF Aktionen nun pauschal verbieten oder nur für bestimmte Benutzer und Gruppen freischalten.

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Aufgrund dieser Konfiguration sind nun die beiden Funktionen “Create New User” und “Disable User” nicht mehr verfügbar.

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