Q&A vom K2 & SAP Webinar (Teil II)

Im Zusammenhang mit den K2 & SAP Sessions der vergangenen Wochen haben sich weitere Fragen ergeben. Hier geht es zu Teil I

Kann K2 auch Workflows von SAP übernehmen (dh. Der Workflow wird im SAP gestartet und wird dann im K2 Portal angezeigt)?

Dies lässt sich nur dadurch abbilden, indem der SAP Workflow über die K2 Webservice Schnittstelle einen K2 Workflow startet. Nach etwaiger Interaktion kann dann der K2 Workflow umgekehrt wieder Feedback an den SAP Workflow geben. Die Kommunikation zwischen den Systemen (konkret den Workflows) kann bidirektional nur über die dafür vorgesehenen Schnittstellen erfolgen. Auf K2 Seite wären das Möglichkeiten Workflows zu starten, Aufgaben abzuschliessen und Daten zu manipulieren. K2 Connect hat den primären Sinn, Daten aus SAP bidirektional zu integrieren.

Aus welcher Information bezieht K2 die Information, wer Manager ist?

Per default bezieht das System diese Information aus dem Active Directory Feld. Dies funktioniert natürlich nur wenn die Eigenschaft entsprechend gepflegt wird. Ist dies nicht der Fall, kann man ein User SmartObject aber entsprechend aufbereiten und die Manager Eigenschaft aus einer anderen Datenquelle nutzen.

Wo wird hinterlegt wer der Vertreter ist? Kann die Information auch aus SAP abgezogen werden?

Ja. Vorausgesetzt diese Daten sind über BAPIs im Zugriff, kann man diese Daten dynamisch aus dem SAP abrufen und als Vertretereigenschaft zB in Workflows nutzen.

Können Entscheidungsbäume in den Workflow integriert werden (zB. Ab 10k € enthält der Chefeinkäufer eine Email über den Workflow)?

Absolut ja. Sie können in einem K2 Workflow jeden Prozesszweig / Linie mit einer sog. „Line Rule“ versehen. Diese bestimmt dann wann der Prozess diesen Zweig ausführen soll.

Muss z.B. der Chefeinkäufer namentlich kodiert werden oder kann er anhand seiner Position erkannt werden?

Beides ist möglich. Wir empfehlen aber generell für derartige Zwecke mit einem Mapping zu arbeiten (kann im AD, SharePoint, SQL etc. erfasst sein). Dadurch kann ein Workflow dynamisch implementiert werden und muss zudem nicht bei jedem Wechsel in einer Position neu konfiguriert werden. Zu diesem Zweck unterstützt insbesondere das K2 Rollenkonzept.

Wo muss das Wissen aufgebaut werden welcher SAP-BAPI genutzt werden kann?

Die Freigabe der SAP Daten kann und sollte nur von SAP-geschulten Administratoren erfolgen. Die genaue Ermittlung der relevanten Module muss dann anwendungsspezifisch erfolgen und kann in der Regel schnell von SAP Experten durchgeführt werden. Generell ist unsere Plattform dazu ausgelegt den Endanwendern die Daten so bereitzustellen, das der technische Hintergrund davon nicht relevant sein muss.

Kann auch ein kaskadierender Workflow angestoßen werden? Also ein Workflow beginnt und wegen eines bestimmten Kriteriums wird ein zweiter Workflow angestoßen.

Ja. Die K2 Plattform unterstützt das Starten von Sub-Prozessen. Dies wird besonders häufig genutzt wenn es darum geht eine gewisse Logik von dem führenden Prozess zu lösen und diese Logik ggf. wiederverwendbar zu machen.

Wie viele Stufen kann ein Workflow enthalten?

In der K2 Studio Umgebung steht eine weitere Stufe letztlich nur für eine weitere Verbindung zweier Workflow Aktivitäten. D.h. es gibt grundsätzlich keine Grenzen was die Tiefe der Prozesse betrifft. Zudem besteht jegliche Freiheit bei der Workflowgestaltung. Es können flache, lineare Prozesse genauso erstellt werden wie komplexe WF Diagramme,  z.B. ein Spinnendiagramm oder eine Parallelverarbeitung.

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