Mit K2 Smartforms mehr aus der SharePoint UI herausholen!

Am 25.März wird K2 For SharePoint öffentlich zum Download bereitgestellt werden. Höchste Zeit für mich, ein paar besondere Features unserer App einmal genauer vorzustellen.

Grundsätzlich handelt es sich bei K2 For SharePoint um die neue Integration von K2 Blackpearl in SharePoint 2013. Das bedeutet, durch simples Aktivieren der App, hat man die komplette Bandbreite der K2 Features browserbasiert im Zugriff:

  • Formulardesign
  • Workflow
  • Datenintegration
  • Reports

Nutzt man die K2 App zum Beispiel für eine Liste, muss zunächst definiert werden, welche der oben genannten Features die App bereitstellen soll. In meinem Beispiel begnüge ich mich mit dem Punkt Formulardesign (ich will ein Smartform für New, Edit und Display Forms nutzen) und aktiviere die App auf einer default Issue List.

issuelistschema

Zunächst mal der Vergleich zwischen dem “New Form” der SharePoint UI und dem Smartform, das von der App automatisch erzeugt wird.

spui

smartformui

 

Auf den ersten Blick sind die optischen Unterschiede nicht so deutlich (zB Richtext – Editor), jedoch hat man durch die Konvertierung in das Smartform eine Vielzahl von Optionen gewonnen, die es im SharePoint per default überhaupt nicht gibt. Ich demonstriere dies an dem Multi-Lookup Control der Spalte “Related Issues”. Auf den Screenshots oben sieht man beide Versionen: SharePoint und Smartform. Nun ist es eine Eigenschaft von dieser SharePoint Spalte (Type: Lookup) dass man alle referenzierten Listitems für die Auswahl angeboten bekommt. Der einzige einschränkende Faktor könnten die Permissions sein. Eine Möglichkeit die Elemente anhand von Kriterien zu filtern gibt es nicht!

Angenommen wir hätten nun eine Anforderung nach der das Feld “Related Issues” abhängig von der Kategorieauswahl die Elemente filtern soll. D.h. nicht nur statisch konfiguriert, sondern dynamisch zur Laufzeit des Formulars! Dank der Rules Engine die ein Smartform steuern, ist dies sehr einfach umzusetzen. Zunächst erstellt man dazu eine Regel für das Dropdown Control der Kategorien.

rule1

Und konfiguriert dort ganz einfach über eine Action dass bei jeder Änderung des Kategorie Controls, die Datenquelle für das Multi-Lookup Control neu gefiltert wird.

rule2

Über den Punkt configure muss man nur eine Drag & Drop Aktion ausführen und zwar den Wert des Category Controls als Input Parameter für die Filtermethode binden.

configureDer Rest wird von der Engine automatisch gemacht und man hat sofort das gewünschte Ergebnis zur Laufzeit.

Beispiel: Kategorie Hardware

hardware

Beispiel: Kategorie Software

software

 

Dies ist nur ein kleines Beispiel an einem einzigen Control. Aber selbstverständlich könnte man auch hier die Anpassungen noch weiter ausbauen, zum Beispiel in folgende Richtungen:

  • Laden der “Related Issues” aus einer anderen SharePoint Liste auf der Issue Site
  • Laden der “Related Issues” aus einer anderen SiteCollection
  • Laden der “Related Issues” aus einer anderen WebApplication
  • Laden der “Related Issues” aus einer beliebigen Datenquelle (SAP, CRM, Oracle, SQL, Webservice)

Alles natürlich unter dem Motto: no code solution 🙂

 

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