Live Beispiel: Mitarbeiter Onboarding mit K2

Die Anfragen für Lösungen diverser Klassiker wie z.B. Urlaubsantrag oder Mitarbeitereinstellung nehmen kein Ende, auch nicht im Jahre 2015 🙂 Deshalb stelle ich heute mal unsere Demo Solution “Employee Onboarding” vor. Wir adressieren hiermit primär HR-, aufgrund verschiedener Automatismen aber auch IT-Zielgruppen.

Die gezeigte Lösung wurde ohne Programmieraufwand mit den Formular– und Workflowdesignern von K2 erstellt. Im Fokus stehen folgende Themen:

  • Dashboards
  • Dynamische Formulare (hohe Wiederverwendbarkeit, “context-awareness”)
  • Tracking & Monitoring
  • Dynamisches Prozessrouting (Parallelverarbeitung, Automatische Einbindung verantwortlicher Personen zum passenden Zeitpunkt)
  • Automatisierung von IT Aufgaben (AD Konto, Exchange Konto)

Dashboards

Dashboards sind ein beliebter Weg um Anwendern eine zentrale Anlaufstelle für eine Anwendung zu bieten. Typischerweise bietet das Dashboard (viele nennen es auch Cockpit) eine Vielzahl an Funktionen zur Verwaltung und Erstellung von Anträgen, aber auch Reportingfunktionen. In unserem Beispiel hat man Zugriff auf bestehende Anträge, es gibt Verlinkungen zu anderen Applikationen (z.B. Adhoc eine neue Unterhaltung zu einem Antrag starten “Log Conversation”), die individuelle Aufgabenliste wird dargestellt und man kann sich mit Reports einen Überblick über historische Daten verschaffen!

Startseite

db1Reports (das Beispiel zeigt u.a. die Rollenverteilung nach Geschlecht, in welchen Abteilungen neue Mitarbeiter eingestellt werden und stellt einen Zeitstrahl dar)

db2

 

Dynamische Formulare

Antragsformular

Das Antragsformular bietet einen logischen Aufbau, verteilt auf mehrere Reiter am oberen Bildschirmrand. Erfasst werden personenspezifische Daten zum neuen Mitarbeiter: Anschrift, Rolle, IT Anforderungen für die Rolle, Hardwarebestellung, Dokumente (z.B. für Lebenslauf, Bewerbung etc.). Bereits beim Erfassen kommt die Unterstützung für Master/Detail Szenarien zum Tragen, denn es werden auch 1-n Fileshare-Zugriffe konfiguriert und eine Bestellung für 1-n Hardwarekomponenten ausgelöst.

Employee Details

Auf diesem Reiter werden die Stammdaten des neuen Mitarbeiters erfasst. Anschrift, Anrede und Rolle.

form1

 

IT Access Requirements

Auf diesem Reiter können besondere Anforderungen definiert werden. Zum Beispiel Zugriff auf bestimmte FileShares, VPN Zugang, SAP, SharePoint oder CRM Accounts etc.
ITReqsEquipment & Facilities

Auf dieser Maske wird definiert welche Hardware für den neuen Mitarbeiter genutzt werden soll. Es ist auch möglich neue Hardware zu bestellen, wodurch letztlich ein Bestellprozess gestartet werden kann.

hardware

Auch Gimmicks wie Maps können sehr einfach integriert werden. In diesem Beispiel um die Entfernung des neuen Mitarbeiters zum Arbeitsplatz berechnen zu können.

form3

Dynamisches Prozessrouting

Nach dem Submit läuft der Antrag in einen mehrstufigen Freigabeprozess, in dem mehrere Abteilungen oder Verantwortliche gleichzeitig ihre jeweiligen Aufgaben bearbeiten können. Der Workflow erstellt zudem automatisch ein AD- und ein Exchange-Konto. In unserem Beispiel wird der neue Mitarbeiter daraufhin auch gleich per Email informiert, mit welchen initialen Anmeldedaten er sich an seinem ersten Arbeitstag einloggen kann.

workflowAm Viewflow Control wird in Echtzeit dargestellt, welche Routen der Workflow bereits ausgeführt hat. Die blauen Activities warten im Beispiel noch auf die Bearbeitung (Human Resources, IT Authorization), alle grünen Activities sind bereits abgeschlossen / bearbeitet.

D.h. in diesem Zustand gibt es offene Aufgaben für die HR und IT Rollen. Wie sehen die Formulare aus?

HR Aufgabenformular

In der HR Rolle kann man sich alle erfassten Daten des neuen Mitarbeiters ansehen und muss noch zusätzliche Eingaben bzgl. Termin für die Vorstellungsrunde, die Vorbereitung des Welcome Packages und Termine für Trainings (1-n) erfassen. Bis auf die Ansicht “HR Provisioning” nutzt das Formular hierbei die gleichen UI Komponenten, die bereits für das initiale Erfassen der Antragsdaten erstellt wurden. D.h man muss nicht für jeden Workflowschritt ein komplett neues Aufgabenformular bauen!

HRRoleIT Authorization und IT Provisioning Rollen

Der Prozess ist exemplarisch so aufgebaut (siehe ViewFlow Control), dass es von der IT zunächst eine Prüfung der Anforderungen gibt und danach in einem extra Schritt die Anforderungen umgesetzt werden.

IT Authorization

Die Ansicht erlaubt die Kontrolle der automatisch erstellten Emailadresse und des Anmeldenamens. Auf den entsprechenden Reitern können die für diese Rolle passenden Informationen eingesehen werden.itauthIT Provisioning

Nach erfolgreicher Freigabe, können die IT Anforderungen umgesetzt und bestätigt werden.

  • Mobiltelefon konfiguriert und die neue Telefonnummer getestet?
  • Software installiert und getestet?
  • Notebook komplett vorbereitet?

itprovision

Das Formular erlaubt auch das Zwischenspeichern von Informationen, damit man die Aufgabe später weiter bearbeiten kann.

Validierung der gesammelten Daten

Zuletzt sieht der Prozess eine finale Validierung aus dem HR Bereich vor. Hier können zum Beispiel noch weitere Informationen wie Bankdaten hinterlegt werden.

finalevalu

So könnte eine einfache Onboarding Lösung aussehen. Die Lösung wurde mit den Boardmitteln von K2 umgesetzt.

Wenn man etwas weiter denkt, kann man das Onboarding auch als Teilprozess einer ganzheitlichen Unterstützung für den Verbleib eines Mitarbeiters im Unternehmen sehen. Derartige Langläufer mit Adhoc-Interaktionen (z.B. neues Dienstfahrzeug bestellen, Gebäudezutritt verwalten, Disziplinarische Maßnahmen veranlassen, Training und Zertifikate verwalten etc.) können mit dem Case Management Framework von K2 umgesetzt werden.

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