Die neue Management Site in K2 4.7

managementsite

Mit K2 4.7 wurde die klassische Workspace Site durch eine moderne Management Site ersetzt (basierend auf K2 Smartforms).

Die K2 Help Referenz gibt es hier

Nicht nur, dass die Management Site mit neuer Optik daherkommt, es gibt auch zahlreiche neue Features. So wurde zum Beispiel eine webbasierte Version des sog. “Service Tester” Tools integriert und ein neues Interface zum automatischen Start von Workflows (Scheduling) ergänzt. Zudem ist es nun möglich Berechtigungen auf Workflowaktionen zu setzen und diese für bestimmte Benutzer und Gruppen zu verbergen.

 Smartobject Methode ausführen

Jedes Smartobject kann über die webbasierte Oberfläche aufgerufen und ausgeführt werden. Wie man es von dem Service Tester kennt, werden hier auch Inputparameter und Filter unterstützt.

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Bei Bedarf kann man Inputparameter setzen, wie in diesem Beispiel die OU “Sales” für eine Benutzerabfrage gegen das AD.

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Letztlich wird das Ergebnis angezeigt.

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Workflow Scheduling

Unter dem Menüpunkt Workflow Server findet man das Scheduling Feature. Das Scheduling erlaubt das zeitlich gesteuerte Ausführen von K2 Workflows – also auch Workflows, die in der SharePoint App “K2 For SharePoint” bereitgestellt wurden.

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Über den Picker kann man den gewünschten Workflow einfach finden und auswählen. schedule3

Letztlich muss man noch die Frequenz oder das Intervall für die Ausführung definieren und schon ist die Konfiguration abgeschlossen.

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Über das Dashboard lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Konfigurationen noch aktiv sind und wie oft der Workflow automatisch ausgeführt wurde.schedule5

 

K2 Designer Berechtigungen

Diese Funktion bringt die häufig geforderte Option Workflowaktionen  für bestimmte Benutzer und Gruppen verbergen zu können. Gerade bei Kunden, die K2 dezentral an Abteilungen bereitstellen, gibt es oft die Anforderung kritische Aktionen per default abzustellen.

Ein gutes Beispiel hierfür sind die AD Aktionen im Workflow Designer. Ohne die neuen Einstellungen sieht der Benutzer im Designer zunächst noch alle Funktionen.

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In der Management Site kann man WF Aktionen nun pauschal verbieten oder nur für bestimmte Benutzer und Gruppen freischalten.

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Aufgrund dieser Konfiguration sind nun die beiden Funktionen “Create New User” und “Disable User” nicht mehr verfügbar.

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