Live Beispiel: K2 Contract Management mit Microsoft Teams Integration

Beim SharePoint Saturday in München haben wir eine umfassende K2 Demo zum Thema Vendor Contract Management gezeigt und dazu sehr gutes Feedback erhalten. Daher habe ich mich entschieden die Demo hier noch in einem Beitrag vorzustellen. Die Session hatte den Titel “Real-Life SharePoint: Vendor Contract Management” – der Hintergrund für die Erwähnung “real-life” war die Tatsache, dass in der Demo zahlreiche Anforderungen adressiert werden, die wir im Alltag von unseren Kunden hören:

  • die Vendor Daten liegen bereits in SAP und sollen in der Anwendung verwendet werden, ohne dass eine zusätzliche DB aufgebaut werden muss
  • Vertragsdokumente sollen im SharePoint abgelegt und dynamisch mit Inhalt gefüllt und letztlich als PDF konvertiert werden
  • neue Vertragsdokumente müssen einen mehrstufigen Freigabeworkflow durchlaufen, welcher mit mehreren Geschäftsregeln bestückt ist
    • die Rechtsabteilung soll nur bei Bedarf involviert werden
    • der CFO muss in den Prüfprozess involviert werden, wenn das Vertragsvolumen 500K übersteigt
  • geprüfte und genehmigte Veträge sollen mit DocuSign digital signiert und im SharePoint aktualisiert werden (Signatur erforderlich von internem Verantwortlichem und externem Vertreter des Lieferanten)
  • der Kunde hat sich strategisch für Microsoft Teams als Group-Chat Lösung entschieden – das Vertragsmanagement soll die Fortschritte der Vertragserstellung regelmäßig im Kanal “VendorNews” automatisch dokumentieren
  • die Lösung muss KPIs und Reports für maximale Sichtbarkeit und Transparenz bieten

Zunächst erfassen wir die Vertragsdaten und wählen u.a. auch den Lieferanten via Lookup gegen SAP aus. In diesem Beispiel wähle ich den Lieferanten “Vision Service Plan”.

Alle Daten auf einen Blick. Die Anwendung erfasst verschiedene Eigenschaften  – manche haben einen Einfluss auf den Prüfprozess (siehe oben) und involvieren dynamisch Verantwortliche oder führen zu Erinnerungsfunktionen wenn ein Vertrag ausläuft.

Nach dem Absenden werden die Daten gespeichert und ein Workflow übernimmt im Hintergrund das Routing des Vertrags.

1) Erfolgreich gespeichert und Referenznr. CTR00028 erhalten

2) Microsoft Teams automatisch aktualisiert

3) Anhand des Viewflow Controls kann man den Prozessfortschritt “live” verfolgen

Die Anwendungslogik sieht nun eine Freigabe des Abteilungsleiters vor.

Auf dem oberen Teil des Prüfformulars hat der Prüfer Einblick auf alle Vertragsdaten und zusätzliche visuelle Indikatoren. Es ist auch möglich andere K2 Apps zu referenzieren – in diesem Beispiel hinterlässt der Prüfer einen Kommentar via die App “Log Conversation”

Danach gibt er den Vertrag frei. Da der Vertrag keine Relevanz für die Rechtsabteilung hat und auch unter 500K liegt, wird sofort der Teilprozess für die Digitale Signatur gestartet.

Als erstes muss der interne Verantwortliche den Vertrag digital signieren. Über das K2 Aufgabenformular hat er Zugriff auf den Vertrag, der zwischenzeitlich als PDF Datei vorliegt und mit den korrespondieren Vertragsdaten gefüllt wurde!

Mit einen Klick kann die persönliche Sigantur gespeichert und die Aufgabe abgeschlossen werden.

Da die Anwendung automatisch den Microsoft Teams Channel befüllt, kann man dort direkt den Fortschritt nachverfolgen. Wie man sieht, wurde auch der Kommentar vom vorherigen Schritt in den Channel übertragen.

Nachdem dann der Verantwortliche des Lieferanten ebenfalls die Digitale Signatur gesetzt hat, ist der Prozess generell abgeschlossen und das Dokument wird als PDF doppelt-signiert im SharePoint abgespeichert.

Fertiger Vertrag:

Und ein letzter Blick in die Microsoft Teams App 🙂

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