Live Beispiel: K2 Contract Management mit Microsoft Teams Integration

Beim SharePoint Saturday in München haben wir eine umfassende K2 Demo zum Thema Vendor Contract Management gezeigt und dazu sehr gutes Feedback erhalten. Daher habe ich mich entschieden die Demo hier noch in einem Beitrag vorzustellen. Die Session hatte den Titel “Real-Life SharePoint: Vendor Contract Management” – der Hintergrund für die Erwähnung “real-life” war die Tatsache, dass in der Demo zahlreiche Anforderungen adressiert werden, die wir im Alltag von unseren Kunden hören:

  • die Vendor Daten liegen bereits in SAP und sollen in der Anwendung verwendet werden, ohne dass eine zusätzliche DB aufgebaut werden muss
  • Vertragsdokumente sollen im SharePoint abgelegt und dynamisch mit Inhalt gefüllt und letztlich als PDF konvertiert werden
  • neue Vertragsdokumente müssen einen mehrstufigen Freigabeworkflow durchlaufen, welcher mit mehreren Geschäftsregeln bestückt ist
    • die Rechtsabteilung soll nur bei Bedarf involviert werden
    • der CFO muss in den Prüfprozess involviert werden, wenn das Vertragsvolumen 500K übersteigt
  • geprüfte und genehmigte Veträge sollen mit DocuSign digital signiert und im SharePoint aktualisiert werden (Signatur erforderlich von internem Verantwortlichem und externem Vertreter des Lieferanten)
  • der Kunde hat sich strategisch für Microsoft Teams als Group-Chat Lösung entschieden – das Vertragsmanagement soll die Fortschritte der Vertragserstellung regelmäßig im Kanal “VendorNews” automatisch dokumentieren
  • die Lösung muss KPIs und Reports für maximale Sichtbarkeit und Transparenz bieten

Zunächst erfassen wir die Vertragsdaten und wählen u.a. auch den Lieferanten via Lookup gegen SAP aus. In diesem Beispiel wähle ich den Lieferanten “Vision Service Plan”.

Alle Daten auf einen Blick. Die Anwendung erfasst verschiedene Eigenschaften  – manche haben einen Einfluss auf den Prüfprozess (siehe oben) und involvieren dynamisch Verantwortliche oder führen zu Erinnerungsfunktionen wenn ein Vertrag ausläuft.

Nach dem Absenden werden die Daten gespeichert und ein Workflow übernimmt im Hintergrund das Routing des Vertrags.

1) Erfolgreich gespeichert und Referenznr. CTR00028 erhalten

2) Microsoft Teams automatisch aktualisiert

3) Anhand des Viewflow Controls kann man den Prozessfortschritt “live” verfolgen

Die Anwendungslogik sieht nun eine Freigabe des Abteilungsleiters vor.

Auf dem oberen Teil des Prüfformulars hat der Prüfer Einblick auf alle Vertragsdaten und zusätzliche visuelle Indikatoren. Es ist auch möglich andere K2 Apps zu referenzieren – in diesem Beispiel hinterlässt der Prüfer einen Kommentar via die App “Log Conversation”

Danach gibt er den Vertrag frei. Da der Vertrag keine Relevanz für die Rechtsabteilung hat und auch unter 500K liegt, wird sofort der Teilprozess für die Digitale Signatur gestartet.

Als erstes muss der interne Verantwortliche den Vertrag digital signieren. Über das K2 Aufgabenformular hat er Zugriff auf den Vertrag, der zwischenzeitlich als PDF Datei vorliegt und mit den korrespondieren Vertragsdaten gefüllt wurde!

Mit einen Klick kann die persönliche Sigantur gespeichert und die Aufgabe abgeschlossen werden.

Da die Anwendung automatisch den Microsoft Teams Channel befüllt, kann man dort direkt den Fortschritt nachverfolgen. Wie man sieht, wurde auch der Kommentar vom vorherigen Schritt in den Channel übertragen.

Nachdem dann der Verantwortliche des Lieferanten ebenfalls die Digitale Signatur gesetzt hat, ist der Prozess generell abgeschlossen und das Dokument wird als PDF doppelt-signiert im SharePoint abgespeichert.

Fertiger Vertrag:

Und ein letzter Blick in die Microsoft Teams App 🙂

K2 User Konferenz, Las Vegas 2014

K2 war im Vorfeld der SharePoint Conference 2014 erstmalig Gastgeber einer eigenen User Conference. Rund 400 Kunden und Partner aus aller Welt kamen im Hard Rock Hotel zusammen, um aus erster Hand neueste Informationen, Entwicklungen und Ankündigungen von K2 abzugreifen und sich untereinander über Erfahrungen aus dem Geschäftsalltag mit K2 auszutauschen. Dass auch das Networking bei dem speziellen Ambiente von Las Vegas nicht zu kurz gekommen war, muss an dieser Stelle eigentlich nicht extra erwähnt werden. 🙂fotor_(43)
Was gibt es denn jetzt Neues von K2?

K2 For SharePoint (Release Datum: 25. März 2014)

Hierbei handelt es sich um die K2 For SharePoint App, welche gegen einen dedizierten K2 Server registriert werden muss.

K2 Mobile (iOS App, Windows Phone 8)

Für den April 2014 wurden Mobile Apps für iOS (iPhone, iPad) und Windows Phone 8 angekündigt. Die gezeigte Demo lieferte hierbei eine extrem ansprechende User Experience! Es wird nicht nur unterstützt sein Aufgaben über die App zu bearbeiten, sondern auch optimierte Forms und Task Management Optionen werden mitkommen.

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K2 Appit (K2 For SharePoint – Cloud Runtime, keine on-prem K2 Installation)

Mit K2 Appit wird ein ganz neues Produkt veröffentlicht. K2 Appit bietet die gleiche Funktionalität wie K2 For SharePoint, jedoch als reine Software as a Service Lösung in der Cloud. Das bedeutet für K2 Appit wird keine lokale K2 Server Instanz benötigt – vielmehr wird on-the-fly eine Cloud Instanz registriert und mit der App verdrahtet. Bei der Vorstellung sind zwischen den Schritten “Neue SharePoint SiteCollection erstellen” und “Den ersten Workflow mit K2 Appit bauen” weniger als 10 Minuten vergangen. Stark! Selbstverständlich kann K2 Appit onprem und online genutzt werden. Zusätzlich können die K2 Mobile Apps ebenfalls mit K2 Appit verbunden werden. Zunächst wird das Produkt in den USA verfügbar sein. Mit einem Start in Europa ist nicht vor 2015 zu rechnen.

Offizielle K2 Appit Seite

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K2 CEO, Adriaan van Wyk

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K2 Blackpearl 4.6.5 veröffentlicht

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Diese Woche wurde  K2 Blackpearl 4.6.5 veröffentlicht, diese bringt einige interessante Neuerungen in die Plattform. Zu den wichtigsten neuen Features zählen wir die Unterstützung für SharePoint 2013 Sites, den neuen “Endpoint Service Broker” und das “Smartwizard Framework”. Es wurden auch eine Vielzahl von Bugfixes integriert. Eine genaue Auflistung der Fixes gibt es in den Release Notes. Ein paar Details zu den Neuerungen will ich euch nicht vorenthalten:

SharePoint 2013 Unterstützung
Gute Nachrichten für K2 Kunden die bereits auf SharePoint 2013 migriert haben oder planen es zu tun. K2 Komponenten können nun auch auf der neuen SharePoint Plattform genutzt werden – momentan noch beschränkt auf Sites die im SharePoint 2010 Modus gehostet werden. Das bedeutet es können SmartObjects, Workflows und Formulare auf dem bisher üblichen Wege erstellt und integriert werden. Es wird später noch eine erweiterte K2 Integration im SharePoint 2013 geben, welche auf dem neuen App Model basieren und die Arbeitsweise mit K2 & SharePoint grundlegend ändern wird. Besonders zu erwähnen ist die Möglichkeit K2 SmartForms dann automatisch in SharePoint Listen / Bibliotheken zu integrieren. Auch die bereits angekündigten 140 ( ! ) SharePoint Event Wizards lassen erahnen dass sich hier viel tun wird! Weitere Informationen zum Thema SP2013 & K2 gibt es hier.

Endpoint Service Broker
Dank der SmartObject Technologie war es schon immer eine besondere Stärke der K2 Plattform sog. line of business Daten in die Plattform zu integrieren. Durch den Endpoint Service Broker werden weitere Türen geöffnet! Der Broker erstellt dynamisch SmartObjects für Webservices, WCF Endpoints und .Net Assemblies. Technisch war das zwar schon möglich, dieser Broker unterstützt jedoch auch komplexe Datentypen.

SmartWizard Framework
Das SmartWizard Framework erlaubt eigene Workflow Activities deklarativ zu erstellen. Das heißt für alle denkbaren SmartObject Methoden lässt sich nun ohne Programmieraufwand ein eigener K2 Studio Wizard erstellen! Gerade in Kombination mit dem oben erwähnten Endpoint Service Broker ergeben sich eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten. Zum Beispiel kann man sich gegen die SharePoint Admin Webservice Schnittstelle ein SmartObject erstellen lassen um SiteCollections zu erstellen und dafür dann deklarativ eine konkrete Workflow Activity bauen.

K2 4.6.5 release notes
http://help.k2.com/en/KB001550.aspx

Offizielle Pressemitteilung
http://www.k2.com/pressreleases/blackpearl-update-465

K2 & SharePoint 2013
http://www.k2.com/SP2013overviewpost