K2 4.7 For SharePoint (2013 = 2016 = Online)

Mit K2 4.7 wird nun offiziell SharePoint 2016 unterstützt. Mit diesem Schritt bietet die K2 Plattform eine einheitliche und 100% kompatible Integration* über die aktuellen on-premise und cloudbasierten SharePoint-Ausprägungen!

Aber was bedeutet das eigentlich, wieso einheitlich?

Da es sich bei K2 nicht um ein (an eine bestimmte SP Version gebundenes) Add-On, sondern um eine standalone** Plattform handelt, ist es möglich mehrere / verschiedene / On-premise und/oder Cloud SharePoint Farmen mit einer einzigen K2 Infrastruktur zu betreiben. Verwendet wird hierfür eine Provider Hosted App, die letztlich als Container dient und K2 Inhalt mit zusätzlichen Funktionen im SharePoint darstellt. Daraus ergibt sich sowohl für Designer & Entwickler als auch für Anwender eine gleichgeschaltete User Experience, unabhängig von der SP Version.

Was kommt sonst noch mit?

– Globales Taskmanagement, d.h. 1 Taskliste sammelt Aufgaben aus X SharePoint Sites / WebApps / Farms
– Zentrale Verwaltung von K2 Anwendungen und Workflows über Farmgrenzen hinweg
– Unabhängige Skalierung von SharePoint, ohne Einfluss auf Technik und Lizenzkosten bei K2

Gibt es weitere Neuigkeiten?

Ja! Die App muss nun nicht mehr pro Site aktiviert, sondern kann zentral auf dem App Catalog konfiguriert werden. Es ist möglich die App automatisch auf neuen Sites zu aktivieren – was vor allem bei Site Provisioning Szenarien von Vorteil sein wird! Das automatische Aktivieren kann für bestimmte Pfade und Site Templates geschehen.

activation

*Integration
Diese Integration habe ich vor längerem im Detail mit Videobeitrag im SP Podcast von Michael Greth dargestellt, siehe Blogpost

**standalone
Mit der K2 Plattform können Anwendungen erstellt werden, die keine SharePoint-Daten nutzen und als reine Webanwendungen betrieben werden. Das Beispiel Mitarbeiter Onboarding habe ich hier dokumentiert

Kein FoSL – was tun mit SharePoint Formularen?

Vor nicht allzu langer Zeit hat Microsoft das Thema FoSL beendet. Nachzuschlagen gibt es das offiziell auf der Roadmap unter http://roadmap.office.com/

FoSL

Viele Unternehmen fragen sich nun wie sie Formulare in der SharePoint Landschaft gestalten können, auch unterstützt durch das Abkündigen von InfoPath. Von Microsoft selbst gibt es momentan noch keine offizielle Aussage wie die hauseigene Alternative zu InfoPath und FoSL aussehen wird, allerdings wurde bestätigt dass für die SharePoint 2016 Version KEINE Änderungen an der UI Design Experience geplant sind. Das bedeutet zwangsläufig dass es mit der Alternative noch eine Weile dauern wird.

Selbstverständlich gibt es heute schon verschiedene Anbieter am Markt die als Alternative geeignet sind. Je nach Anforderungsprofil sind die Optionen mal mehr, mal weniger relevant. Wie immer, oder? 🙂

Für welche Formulartechnologie man sich letztlich entscheidet, hängt von Details ab. Welche Anforderungen können mit K2 Smartforms bedient werden?

Einfache Formular Anforderungen:

  • No-Code SharePoint Formulardesign
    • für Lösungen die 100%ig auf SharePoint basieren
  • Browserbasiertes Formulardesign
  • Optionale Integration mit Workflow Engine
    • für DB Anwendungen ohne Workflow

Fortgeschrittene Formular Anforderungen:

  • Master / Detail
    • Darstellung Relationaler Daten
  • Anbindung an heterogene Datenquellen
    • Zugriff über SharePoint Site Collections, Web Applications, Farms
    • externe Systeme (CRM, SAP, SQL etc.)
  • Cloudfähigkeit
  • Darstellung hierarchischer Datenstrukturen
  • Tabbed Browsing (Reiter)
  • Auch außerhalb von SharePoint funktionsfähig
    • für Lösungen die SP nicht nutzen
    • für Lösungen die SP als Datenquelle nutzen
  • Wiederverwendbarkeit von UI Komponenten
    • lösungsübergreifend

Ein Thema das sehr häufig unterschätzt wird, ist die Komplexität von Formularen, insbesondere wenn es um die Darstellung und Integration von Daten verschiedenster Systeme geht. Hierzu müssen oftmals eigene Frameworks entwickelt werden, gerade wenn man modernen Ansprüchen wie Generik und Wiederverwendbarkeit gerecht werden will / muss. In Gesprächen mit Kunden ergeben sich oftmals folgende Gegebenheiten:

landscape

IT wird seit Jahrzehnten “betrieben” und somit ist es nur logisch dass es historisch gewachsene Landschaften mit einer Vielzahl von Systemen gibt. Diese Systeme funktionieren auch und sind nicht zu ersetzen, es besteht ggf. sogar eine Abhängigkeit. Was in den vergangenen Jahren versucht wird, ist diese Systeme unterstützend zu den eigentlichen Kernfunktionen miteinander zu verbinden. Oftmals gibt es eine strategische Entscheidung SharePoint als führendes System zu diesem Zwecke zu nutzen. Das bedeutet man steht plötzlich vor der Herausforderung echte Schwergewichte wie SAP, Microsoft CRM, Salesforce oder andere “custom” Applications auf SQL- oder Oracle-Basis in SharePoint Formularen anzubinden. Für K2 sind die klassische Aufhänger, bei denen die SmartObject Technologie voll zur Geltung kommt.

Wir haben zahlreiche Beispiele hierfür im Portfolie! Wer Interesse an einer Demo hat, kann sich direkt via Email melden: markus.alt@k2.com

In Anlehnung an die obenen beschriebenen Anforderungen liefere ich noch den ein oder anderen Screenshot aus unseren Demos nach 🙂

spform

spform1

onboarding onboarding1

 

Weiterhin ist es möglich K2 Smartforms auch als Alternative außerhalb von SharePoint zu nutzen!

treeview1

K2 For SharePoint – A bis Z (Podcast und Video)

4Aspects

In den vergangenen Wochen wurde in der SharePoint Community das Thema Workflow genauer unter die Lupe genommen. Logischerweise darf dabei auch ein Beitrag von K2 nicht fehlen.  🙂

Ich habe mich mit Michael Greth in Form eines Podcast unterhalten und die Kernaspekte von K2 durchleuchtet. Den Podcast gibt es online under diese URL:
http://sharepointpodcast.de/2014/11/09/sppd314-talk-mit-markus-alt-von-k2/

Unterstützend dazu gibt es auch ein Video indem die Integration der App K2 For SharePoint live auf einem O365 demonstriert wird.

Viel Spaß!

 

SharePoint Inhaltstypen und K2 Smartforms

Eine typische Anforderung beim Umgang mit SharePoint Formularen ist es, für jeden Inhaltstyp (ContentType) auf einer Liste bzw. Bibliothek ein dediziertes Formular bereitstellen zu können. Mit der App “K2 For SharePoint” ist dies sehr einfach umzusetzen, denn die App erzeugt für jeden Inhaltstyp automatisch ein eigenes Formular welches dann mit den K2 eigenen Bordmitteln – ohne Programmieraufwand – angepasst werden kann.

Inhaltstypen der Liste:

inhtaltstypen

Artefakte die von der K2 App erzeugt werden:

In dieser Auflistung finden sich drei Objekttypen: SmartObjects, Views und Forms. View und Forms werden für die Aktionen “Neu”, “Bearbeiten” und “Anzeigen erstellten. Dies sind im SharePoint üblicherweise die sog. New-, Edit- und Displayforms.
ct_artefakte

Bearbeitung im webbasierten K2 Designer:

Alle Objekte können nun im K2 Designer direkt bearbeitet werden.

Inhaltstyp Contact

ct_editcontact

 

Inhaltstyp Issue

ct_editissue

Es gibt keinerlei Einschränkungen was die Designoptionen betrifft, d.h. die gesamte Bandbreite an Regeln und Controls können auch für SharePoint Formulare genutzt werden. Dazu gehört auch das Multilingual Control, wie im Beispiel für den Inhaltstyp Contact

ct_runtimecontact

Nutzt man das Multilingual Control, genügt (in diesem Beispiel) ein Klick auf die Flagge und das Formular wird übersetzt.

ct_runtimeissue

 

Inhaltstyp Issue

ct_runtimeissue2

In einem anderen Post habe ich bereits beschrieben wie man mit K2 Smartforms auch Anforderungen umsetzen kann, die im SharePoint nur mit Programmieraufwand darstellbar wären. Siehe hier 

Weitere Informationen zur K2 For SharePoint app gibt es im SharePoint Store K2 For SharePoint

Mit K2 Smartforms mehr aus der SharePoint UI herausholen!

Am 25.März wird K2 For SharePoint öffentlich zum Download bereitgestellt werden. Höchste Zeit für mich, ein paar besondere Features unserer App einmal genauer vorzustellen.

Grundsätzlich handelt es sich bei K2 For SharePoint um die neue Integration von K2 Blackpearl in SharePoint 2013. Das bedeutet, durch simples Aktivieren der App, hat man die komplette Bandbreite der K2 Features browserbasiert im Zugriff:

  • Formulardesign
  • Workflow
  • Datenintegration
  • Reports

Nutzt man die K2 App zum Beispiel für eine Liste, muss zunächst definiert werden, welche der oben genannten Features die App bereitstellen soll. In meinem Beispiel begnüge ich mich mit dem Punkt Formulardesign (ich will ein Smartform für New, Edit und Display Forms nutzen) und aktiviere die App auf einer default Issue List.

issuelistschema

Zunächst mal der Vergleich zwischen dem “New Form” der SharePoint UI und dem Smartform, das von der App automatisch erzeugt wird.

spui

smartformui

 

Auf den ersten Blick sind die optischen Unterschiede nicht so deutlich (zB Richtext – Editor), jedoch hat man durch die Konvertierung in das Smartform eine Vielzahl von Optionen gewonnen, die es im SharePoint per default überhaupt nicht gibt. Ich demonstriere dies an dem Multi-Lookup Control der Spalte “Related Issues”. Auf den Screenshots oben sieht man beide Versionen: SharePoint und Smartform. Nun ist es eine Eigenschaft von dieser SharePoint Spalte (Type: Lookup) dass man alle referenzierten Listitems für die Auswahl angeboten bekommt. Der einzige einschränkende Faktor könnten die Permissions sein. Eine Möglichkeit die Elemente anhand von Kriterien zu filtern gibt es nicht!

Angenommen wir hätten nun eine Anforderung nach der das Feld “Related Issues” abhängig von der Kategorieauswahl die Elemente filtern soll. D.h. nicht nur statisch konfiguriert, sondern dynamisch zur Laufzeit des Formulars! Dank der Rules Engine die ein Smartform steuern, ist dies sehr einfach umzusetzen. Zunächst erstellt man dazu eine Regel für das Dropdown Control der Kategorien.

rule1

Und konfiguriert dort ganz einfach über eine Action dass bei jeder Änderung des Kategorie Controls, die Datenquelle für das Multi-Lookup Control neu gefiltert wird.

rule2

Über den Punkt configure muss man nur eine Drag & Drop Aktion ausführen und zwar den Wert des Category Controls als Input Parameter für die Filtermethode binden.

configureDer Rest wird von der Engine automatisch gemacht und man hat sofort das gewünschte Ergebnis zur Laufzeit.

Beispiel: Kategorie Hardware

hardware

Beispiel: Kategorie Software

software

 

Dies ist nur ein kleines Beispiel an einem einzigen Control. Aber selbstverständlich könnte man auch hier die Anpassungen noch weiter ausbauen, zum Beispiel in folgende Richtungen:

  • Laden der “Related Issues” aus einer anderen SharePoint Liste auf der Issue Site
  • Laden der “Related Issues” aus einer anderen SiteCollection
  • Laden der “Related Issues” aus einer anderen WebApplication
  • Laden der “Related Issues” aus einer beliebigen Datenquelle (SAP, CRM, Oracle, SQL, Webservice)

Alles natürlich unter dem Motto: no code solution 🙂