K2 FIVE und das Microsoft 365 Ökosystem

Kaum sind die ersten Meldungen zum Release von K2 Five veröffentlicht, trudeln natürlich die ersten Fragen ein, wie sich die neue Version mit Microsoft Produkten verbinden lässt.

Hinweis: In diesem Artikel wird immer von K2 Five gesprochen. Zum Launch besteht zwischen der on-premise Version (“K2 Five”) und der Cloud Version (“K2 Cloud Platform”) Funktionsgleichheit.

In der Regel beziehen sich die Fragen auf folgende Systeme bzw. Dienste:

  • Microsoft SharePoint
  • Microsoft O365
  • Microsoft PowerApps und Flow
  • PowerBI

Diejenigen, die sich schon länger mit K2 beschäftigen, werden sicherlich bestätigen dass historisch betrachtet eine synergetische Partnerschaft zwischen Microsoft und K2 besteht. Viele K2 Kunden bewegen sich im Microsoft Umfeld und arbeiten mit K2 in der Regel als Erweiterung für SharePoint Workflows und Formulare oder nutzen die SmartObject Technologie um SharePoint Daten in komplexen Enterprise Prozessen zu integrieren. An diesem Punkt ändert sich nichts, d.h. es gibt weiterhin die Provider Hosted App mit der man über alle SP Versionen (13, 16, online) einheitlich mit K2 arbeiten kann.

So wichtig SharePoint sein mag, O365 geht mittlerweile meilenweit über die SP Inhalte und Funktionen hinaus. Um K2 Integrationen auch in anderen Diensten (u.a. auch via Azure) so einfach wie möglich zu gestalten, wurden nun zwei neue K2 APIs ergänzt: K2 REST Workflow API und K2 ODATA SmartObject API.

Der Service wird mit Swagger beschrieben und die Definition kann mit einem Klick heruntergeladen und in externen Systemen als API verwendet werden. Die Schnittstelle selbst kann direkt getestet werden:

Somit ist es sehr einfach, den K2 Server via Connector in Diensten wie zum Beispiel Microsoft Flow einzubinden. Interpretiert man MS Flow in diesem Szenario als Eventhub, kann man hunderte in MS Flow unterstützte Plattformen als Ausgangspunkt für eine K2 Business App nutzen.

Microsoft Flow eignet sich bestens um Events (wie z.B. eine Statusänderung an einer Salesforce Opportunity, das Hochladen einer Datei in OneDrive oder dem Erstellen einer neuen Trello Card) zu kategorisieren und dann entsprechend den passenden K2 Workflow zu starten.

In dem Beispiel oben wird zunächst geprüft ob der neue Status der Salesforce Opportunity das Wort “Closed” beinhaltet. Falls dies der Fall ist, wird eine Message auf MS Teams und Yammer veröffentlicht, um die Kollegen zu informieren dass eine Opp geschlossen wurde. Letztlich wird dann ein K2 Workflow gestartet um einen vergleichsweise komplexen Geschäftsprozess zu starten – “New Sales Order”.

Wie man sieht, handelt es sich bei diesem Prozess um eine Lösung die sich über Abteilungsgrenzen hinweg verteilt (Sales, Legal und Externe für die digitale Signatur des Angebots mit DocuSign).  Dank der vielseitigen K2 Konnektoren ist auch eine ausgehende direkte Integration zu den genannten Systemen möglich, oder man verwendet einen MS Flow Webhook um ein Event in MS Flow auszulösen. Wie man Microsoft Teams integrieren kann, habe ich in einem anderen Artikel beschrieben.

Auch analytische Lösungen wie Microsoft PowerBI können nun für alle K2 Daten genutzt werden. Hier kommt die ODATA SmartObject API zum Zuge, in deren Admin Schnittstelle konfiguriert werden kann, welche Daten über die API veröffentlicht werden sollen:

Danach kann man den K2 Server als Datenquelle (OData Feed) in PowerBI einbinden und individuelle Reports bauen oder das K2 Content Pack nutzen, wie in diesem Beispiel:

Dies sind nur ein paar Beispiele die aufzeigen, wie einfach man Microsoft Dienste mit K2 ansprechen und erweitern kann.

Neben den Integrationsmöglichkeiten spielt Microsoft noch eine weitere strategische Rolle: Die K2 Cloud Platform wird auf Azure gehostet und betrieben.