Live Beispiel: K2 Contract Management mit Microsoft Teams Integration

Beim SharePoint Saturday in München haben wir eine umfassende K2 Demo zum Thema Vendor Contract Management gezeigt und dazu sehr gutes Feedback erhalten. Daher habe ich mich entschieden die Demo hier noch in einem Beitrag vorzustellen. Die Session hatte den Titel “Real-Life SharePoint: Vendor Contract Management” – der Hintergrund für die Erwähnung “real-life” war die Tatsache, dass in der Demo zahlreiche Anforderungen adressiert werden, die wir im Alltag von unseren Kunden hören:

  • die Vendor Daten liegen bereits in SAP und sollen in der Anwendung verwendet werden, ohne dass eine zusätzliche DB aufgebaut werden muss
  • Vertragsdokumente sollen im SharePoint abgelegt und dynamisch mit Inhalt gefüllt und letztlich als PDF konvertiert werden
  • neue Vertragsdokumente müssen einen mehrstufigen Freigabeworkflow durchlaufen, welcher mit mehreren Geschäftsregeln bestückt ist
    • die Rechtsabteilung soll nur bei Bedarf involviert werden
    • der CFO muss in den Prüfprozess involviert werden, wenn das Vertragsvolumen 500K übersteigt
  • geprüfte und genehmigte Veträge sollen mit DocuSign digital signiert und im SharePoint aktualisiert werden (Signatur erforderlich von internem Verantwortlichem und externem Vertreter des Lieferanten)
  • der Kunde hat sich strategisch für Microsoft Teams als Group-Chat Lösung entschieden – das Vertragsmanagement soll die Fortschritte der Vertragserstellung regelmäßig im Kanal “VendorNews” automatisch dokumentieren
  • die Lösung muss KPIs und Reports für maximale Sichtbarkeit und Transparenz bieten

Zunächst erfassen wir die Vertragsdaten und wählen u.a. auch den Lieferanten via Lookup gegen SAP aus. In diesem Beispiel wähle ich den Lieferanten “Vision Service Plan”.

Alle Daten auf einen Blick. Die Anwendung erfasst verschiedene Eigenschaften  – manche haben einen Einfluss auf den Prüfprozess (siehe oben) und involvieren dynamisch Verantwortliche oder führen zu Erinnerungsfunktionen wenn ein Vertrag ausläuft.

Nach dem Absenden werden die Daten gespeichert und ein Workflow übernimmt im Hintergrund das Routing des Vertrags.

1) Erfolgreich gespeichert und Referenznr. CTR00028 erhalten

2) Microsoft Teams automatisch aktualisiert

3) Anhand des Viewflow Controls kann man den Prozessfortschritt “live” verfolgen

Die Anwendungslogik sieht nun eine Freigabe des Abteilungsleiters vor.

Auf dem oberen Teil des Prüfformulars hat der Prüfer Einblick auf alle Vertragsdaten und zusätzliche visuelle Indikatoren. Es ist auch möglich andere K2 Apps zu referenzieren – in diesem Beispiel hinterlässt der Prüfer einen Kommentar via die App “Log Conversation”

Danach gibt er den Vertrag frei. Da der Vertrag keine Relevanz für die Rechtsabteilung hat und auch unter 500K liegt, wird sofort der Teilprozess für die Digitale Signatur gestartet.

Als erstes muss der interne Verantwortliche den Vertrag digital signieren. Über das K2 Aufgabenformular hat er Zugriff auf den Vertrag, der zwischenzeitlich als PDF Datei vorliegt und mit den korrespondieren Vertragsdaten gefüllt wurde!

Mit einen Klick kann die persönliche Sigantur gespeichert und die Aufgabe abgeschlossen werden.

Da die Anwendung automatisch den Microsoft Teams Channel befüllt, kann man dort direkt den Fortschritt nachverfolgen. Wie man sieht, wurde auch der Kommentar vom vorherigen Schritt in den Channel übertragen.

Nachdem dann der Verantwortliche des Lieferanten ebenfalls die Digitale Signatur gesetzt hat, ist der Prozess generell abgeschlossen und das Dokument wird als PDF doppelt-signiert im SharePoint abgespeichert.

Fertiger Vertrag:

Und ein letzter Blick in die Microsoft Teams App 🙂

K2 OData Broker und SAP Gateway Services

In diesem Post schauen wir uns an, wie man mit K2 eine formularbasierte Anwendung bauen kann, die eine SAP OData Schnittstelle als Datenquelle nutzt. Wenn Unternehmen nicht mehr die klassischen RFC/BAPI Features von SAP ERP nutzen möchten, lautet die Anforderung häufig, die SAP Gateway Services zu nutzen. Dies macht Sinn, denn durch die Gateway Services hat die IT einen zusätzlichen Layer um Zugriff auf die kritischen Daten aus SAP zu kontrollieren.

Kombiniert man nun den K2 OData Broker und Smartforms, kann man mit wenigen Clicks eine reine Formularanwendung bauen und diese bei Bedarf natürlich jeder Zeit auch mit Workflowfunktionen anreichen!

First things first: Wie bekommen wir Zugriff auf SAP Daten?

Neben der, etwas komplizierten, Option ein eigenes SAP System zu installieren, gibt es glücklicherweise ein Online Service Repository von SAP. Zu finden hier: http://scn.sap.com/docs/DOC-31221

Dort finden sich viele Beispieldienste. Ich habe mich für das Flight Example entschieden und würde nun gerne basierend auf der Servicestruktur eine Anwendung bauen.

Wie bauen wir die Brücke zwischen K2 und SAP auf? Mit dem generischen OData Broker (generisch soll hier bedeuten, dass der Broker nicht speziell für SAP implementiert wurde):

broker

Ein Blick auf die ServiceInstance offenbart auch welche Objekte erstellt und vom Service unterstützt werden.

serviceinstance

Folgende Use Cases erlaubt der Service sofort:

– Airline Details laden
– Flugdaten der Airline laden
– Details für einen bestimmten Flug anzeigen
– Verfügbarkeit für einen bestimmten Flug prüfen

Wie immer macht es ab diesem Moment mit K2 keinen Unterschied mehr, woher die Daten eigentlich kommen – man kann sofort mit der Formulargestaltung beginnen oder die Daten in Workflows nutzen. Für diese Lösung beschränken sich die Formulare und Ansichten auf folgende Artefakte:

artefacts

Einen Workflow gibt es also erstmal nicht. Die Laufzeit kann dann exemplarisch so aussehen:

Airline suchen

searchcarrier

 

Airline Details
airlinedetails

Flüge der Airline anzeigen
airlineflights

Flugdetails laden
flightdetailsFlugverfügbarkeit prüfen
flightcheck

 

Aufgrund der Wiederverwendbarkeit von K2 Komponenten, kann ich jetzt das gleiche Element zum Beispiel auch für SharePoint Formulare nutzen! Das könnte dann so aussehen:

sp1

sp2

Webinar: K2 und SAP (30.04.2014)

sapheaderwebinar

Am Mittwoch, den 30. April findet ein weiteres K2 Webinar statt. Dieses Mal zeigen wir Integrationsmöglichkeiten in SAP mit K2 Connect.

SAP-Projekte können massive Kosten verursachen. Mit Hilfe von K2 und K2’s erstklassiger SharePoint-Integration können Sie Lösungen für SAP auf direktem Wege erstellen und von einer schnelleren Markteinführung, von günstigeren SAP-Lizenzen und von einer höheren Benutzerakzeptanz profitieren – durch einfach anwendbare Formulare und Workflows, welche innerhalb des bekannten SharePoint-Portals und -Intranets oder ausserhalb existieren. Mit K2 können Sie Lösungen bereitstellen, um eine breite Palette an Geschäftsprozessen zu optimieren oder unsere generische Plattform verwenden, um jede spezifische Lösung für Ihre Geschäftsanforderungen umzusetzen.

Die Registrierung ist wie immer kostenlos und findet auf dieser Website statt:

SAP und K2: Erstellen Sie SAP-Anwendungen zu geringeren Kosten

Datum: Mittwoch, 30. April Uhrzeit: 10 – 11 Uhr

Q&A vom K2 & SAP Webinar (Teil II)

Im Zusammenhang mit den K2 & SAP Sessions der vergangenen Wochen haben sich weitere Fragen ergeben. Hier geht es zu Teil I

Kann K2 auch Workflows von SAP übernehmen (dh. Der Workflow wird im SAP gestartet und wird dann im K2 Portal angezeigt)?

Dies lässt sich nur dadurch abbilden, indem der SAP Workflow über die K2 Webservice Schnittstelle einen K2 Workflow startet. Nach etwaiger Interaktion kann dann der K2 Workflow umgekehrt wieder Feedback an den SAP Workflow geben. Die Kommunikation zwischen den Systemen (konkret den Workflows) kann bidirektional nur über die dafür vorgesehenen Schnittstellen erfolgen. Auf K2 Seite wären das Möglichkeiten Workflows zu starten, Aufgaben abzuschliessen und Daten zu manipulieren. K2 Connect hat den primären Sinn, Daten aus SAP bidirektional zu integrieren.

Aus welcher Information bezieht K2 die Information, wer Manager ist?

Per default bezieht das System diese Information aus dem Active Directory Feld. Dies funktioniert natürlich nur wenn die Eigenschaft entsprechend gepflegt wird. Ist dies nicht der Fall, kann man ein User SmartObject aber entsprechend aufbereiten und die Manager Eigenschaft aus einer anderen Datenquelle nutzen.

Wo wird hinterlegt wer der Vertreter ist? Kann die Information auch aus SAP abgezogen werden?

Ja. Vorausgesetzt diese Daten sind über BAPIs im Zugriff, kann man diese Daten dynamisch aus dem SAP abrufen und als Vertretereigenschaft zB in Workflows nutzen.

Können Entscheidungsbäume in den Workflow integriert werden (zB. Ab 10k € enthält der Chefeinkäufer eine Email über den Workflow)?

Absolut ja. Sie können in einem K2 Workflow jeden Prozesszweig / Linie mit einer sog. „Line Rule“ versehen. Diese bestimmt dann wann der Prozess diesen Zweig ausführen soll.

Muss z.B. der Chefeinkäufer namentlich kodiert werden oder kann er anhand seiner Position erkannt werden?

Beides ist möglich. Wir empfehlen aber generell für derartige Zwecke mit einem Mapping zu arbeiten (kann im AD, SharePoint, SQL etc. erfasst sein). Dadurch kann ein Workflow dynamisch implementiert werden und muss zudem nicht bei jedem Wechsel in einer Position neu konfiguriert werden. Zu diesem Zweck unterstützt insbesondere das K2 Rollenkonzept.

Wo muss das Wissen aufgebaut werden welcher SAP-BAPI genutzt werden kann?

Die Freigabe der SAP Daten kann und sollte nur von SAP-geschulten Administratoren erfolgen. Die genaue Ermittlung der relevanten Module muss dann anwendungsspezifisch erfolgen und kann in der Regel schnell von SAP Experten durchgeführt werden. Generell ist unsere Plattform dazu ausgelegt den Endanwendern die Daten so bereitzustellen, das der technische Hintergrund davon nicht relevant sein muss.

Kann auch ein kaskadierender Workflow angestoßen werden? Also ein Workflow beginnt und wegen eines bestimmten Kriteriums wird ein zweiter Workflow angestoßen.

Ja. Die K2 Plattform unterstützt das Starten von Sub-Prozessen. Dies wird besonders häufig genutzt wenn es darum geht eine gewisse Logik von dem führenden Prozess zu lösen und diese Logik ggf. wiederverwendbar zu machen.

Wie viele Stufen kann ein Workflow enthalten?

In der K2 Studio Umgebung steht eine weitere Stufe letztlich nur für eine weitere Verbindung zweier Workflow Aktivitäten. D.h. es gibt grundsätzlich keine Grenzen was die Tiefe der Prozesse betrifft. Zudem besteht jegliche Freiheit bei der Workflowgestaltung. Es können flache, lineare Prozesse genauso erstellt werden wie komplexe WF Diagramme,  z.B. ein Spinnendiagramm oder eine Parallelverarbeitung.

K2 Smartforms & SAP Integration in 8 Minuten (video)

Dieses Video beschreibt kurz was zu tun ist, um für ein SAP Backend eine ansprechende und webbasierte Benutzeroberfläche mit K2 Smartforms bereitzustellen. Die Schritte können so zusammengefasst werden:

– Im K2 Designer for Visual Studio die benötigten BAPIs identifizieren
– Das K2 Connect Test Cockpit nutzen um die Schnittstelle zu validieren
– Service und SmartObject bereitstellen
– K2 Smartform basierend auf den SmartObjects entwerfen
– Fertig. 😉