Live Beispiel: K2 Contract Management mit Microsoft Teams Integration

Beim SharePoint Saturday in München haben wir eine umfassende K2 Demo zum Thema Vendor Contract Management gezeigt und dazu sehr gutes Feedback erhalten. Daher habe ich mich entschieden die Demo hier noch in einem Beitrag vorzustellen. Die Session hatte den Titel “Real-Life SharePoint: Vendor Contract Management” – der Hintergrund für die Erwähnung “real-life” war die Tatsache, dass in der Demo zahlreiche Anforderungen adressiert werden, die wir im Alltag von unseren Kunden hören:

  • die Vendor Daten liegen bereits in SAP und sollen in der Anwendung verwendet werden, ohne dass eine zusätzliche DB aufgebaut werden muss
  • Vertragsdokumente sollen im SharePoint abgelegt und dynamisch mit Inhalt gefüllt und letztlich als PDF konvertiert werden
  • neue Vertragsdokumente müssen einen mehrstufigen Freigabeworkflow durchlaufen, welcher mit mehreren Geschäftsregeln bestückt ist
    • die Rechtsabteilung soll nur bei Bedarf involviert werden
    • der CFO muss in den Prüfprozess involviert werden, wenn das Vertragsvolumen 500K übersteigt
  • geprüfte und genehmigte Veträge sollen mit DocuSign digital signiert und im SharePoint aktualisiert werden (Signatur erforderlich von internem Verantwortlichem und externem Vertreter des Lieferanten)
  • der Kunde hat sich strategisch für Microsoft Teams als Group-Chat Lösung entschieden – das Vertragsmanagement soll die Fortschritte der Vertragserstellung regelmäßig im Kanal “VendorNews” automatisch dokumentieren
  • die Lösung muss KPIs und Reports für maximale Sichtbarkeit und Transparenz bieten

Zunächst erfassen wir die Vertragsdaten und wählen u.a. auch den Lieferanten via Lookup gegen SAP aus. In diesem Beispiel wähle ich den Lieferanten “Vision Service Plan”.

Alle Daten auf einen Blick. Die Anwendung erfasst verschiedene Eigenschaften  – manche haben einen Einfluss auf den Prüfprozess (siehe oben) und involvieren dynamisch Verantwortliche oder führen zu Erinnerungsfunktionen wenn ein Vertrag ausläuft.

Nach dem Absenden werden die Daten gespeichert und ein Workflow übernimmt im Hintergrund das Routing des Vertrags.

1) Erfolgreich gespeichert und Referenznr. CTR00028 erhalten

2) Microsoft Teams automatisch aktualisiert

3) Anhand des Viewflow Controls kann man den Prozessfortschritt “live” verfolgen

Die Anwendungslogik sieht nun eine Freigabe des Abteilungsleiters vor.

Auf dem oberen Teil des Prüfformulars hat der Prüfer Einblick auf alle Vertragsdaten und zusätzliche visuelle Indikatoren. Es ist auch möglich andere K2 Apps zu referenzieren – in diesem Beispiel hinterlässt der Prüfer einen Kommentar via die App “Log Conversation”

Danach gibt er den Vertrag frei. Da der Vertrag keine Relevanz für die Rechtsabteilung hat und auch unter 500K liegt, wird sofort der Teilprozess für die Digitale Signatur gestartet.

Als erstes muss der interne Verantwortliche den Vertrag digital signieren. Über das K2 Aufgabenformular hat er Zugriff auf den Vertrag, der zwischenzeitlich als PDF Datei vorliegt und mit den korrespondieren Vertragsdaten gefüllt wurde!

Mit einen Klick kann die persönliche Sigantur gespeichert und die Aufgabe abgeschlossen werden.

Da die Anwendung automatisch den Microsoft Teams Channel befüllt, kann man dort direkt den Fortschritt nachverfolgen. Wie man sieht, wurde auch der Kommentar vom vorherigen Schritt in den Channel übertragen.

Nachdem dann der Verantwortliche des Lieferanten ebenfalls die Digitale Signatur gesetzt hat, ist der Prozess generell abgeschlossen und das Dokument wird als PDF doppelt-signiert im SharePoint abgespeichert.

Fertiger Vertrag:

Und ein letzter Blick in die Microsoft Teams App 🙂

K2 4.7 For SharePoint (2013 = 2016 = Online)

Mit K2 4.7 wird nun offiziell SharePoint 2016 unterstützt. Mit diesem Schritt bietet die K2 Plattform eine einheitliche und 100% kompatible Integration* über die aktuellen on-premise und cloudbasierten SharePoint-Ausprägungen!

Aber was bedeutet das eigentlich, wieso einheitlich?

Da es sich bei K2 nicht um ein (an eine bestimmte SP Version gebundenes) Add-On, sondern um eine standalone** Plattform handelt, ist es möglich mehrere / verschiedene / On-premise und/oder Cloud SharePoint Farmen mit einer einzigen K2 Infrastruktur zu betreiben. Verwendet wird hierfür eine Provider Hosted App, die letztlich als Container dient und K2 Inhalt mit zusätzlichen Funktionen im SharePoint darstellt. Daraus ergibt sich sowohl für Designer & Entwickler als auch für Anwender eine gleichgeschaltete User Experience, unabhängig von der SP Version.

Was kommt sonst noch mit?

– Globales Taskmanagement, d.h. 1 Taskliste sammelt Aufgaben aus X SharePoint Sites / WebApps / Farms
– Zentrale Verwaltung von K2 Anwendungen und Workflows über Farmgrenzen hinweg
– Unabhängige Skalierung von SharePoint, ohne Einfluss auf Technik und Lizenzkosten bei K2

Gibt es weitere Neuigkeiten?

Ja! Die App muss nun nicht mehr pro Site aktiviert, sondern kann zentral auf dem App Catalog konfiguriert werden. Es ist möglich die App automatisch auf neuen Sites zu aktivieren – was vor allem bei Site Provisioning Szenarien von Vorteil sein wird! Das automatische Aktivieren kann für bestimmte Pfade und Site Templates geschehen.

activation

*Integration
Diese Integration habe ich vor längerem im Detail mit Videobeitrag im SP Podcast von Michael Greth dargestellt, siehe Blogpost

**standalone
Mit der K2 Plattform können Anwendungen erstellt werden, die keine SharePoint-Daten nutzen und als reine Webanwendungen betrieben werden. Das Beispiel Mitarbeiter Onboarding habe ich hier dokumentiert

Webinar: Zuverlässige SharePoint Workflow-Anwendungen erstellen und ausführen

Nächste Woche findet wieder ein K2 Webinar statt. Thema dieses Mal: SharePoint Workflows und wie man diese mit K2 optimieren kann. Wie immer ist jeder eingeladen an diesem kostenlosen Webinar teilzunehmen!

Die Registrierung findet hier statt
http://k2nelanding.k2.com/LP-Webinar-Reliable-SP-Workflow-Apps.html

Wie immer wird auch dieses Webinar aufgezeichnet und nachgelagert für alle Teilnehmer als Video zur Verfügung gestellt.

 

K2 OData Broker und SAP Gateway Services

In diesem Post schauen wir uns an, wie man mit K2 eine formularbasierte Anwendung bauen kann, die eine SAP OData Schnittstelle als Datenquelle nutzt. Wenn Unternehmen nicht mehr die klassischen RFC/BAPI Features von SAP ERP nutzen möchten, lautet die Anforderung häufig, die SAP Gateway Services zu nutzen. Dies macht Sinn, denn durch die Gateway Services hat die IT einen zusätzlichen Layer um Zugriff auf die kritischen Daten aus SAP zu kontrollieren.

Kombiniert man nun den K2 OData Broker und Smartforms, kann man mit wenigen Clicks eine reine Formularanwendung bauen und diese bei Bedarf natürlich jeder Zeit auch mit Workflowfunktionen anreichen!

First things first: Wie bekommen wir Zugriff auf SAP Daten?

Neben der, etwas komplizierten, Option ein eigenes SAP System zu installieren, gibt es glücklicherweise ein Online Service Repository von SAP. Zu finden hier: http://scn.sap.com/docs/DOC-31221

Dort finden sich viele Beispieldienste. Ich habe mich für das Flight Example entschieden und würde nun gerne basierend auf der Servicestruktur eine Anwendung bauen.

Wie bauen wir die Brücke zwischen K2 und SAP auf? Mit dem generischen OData Broker (generisch soll hier bedeuten, dass der Broker nicht speziell für SAP implementiert wurde):

broker

Ein Blick auf die ServiceInstance offenbart auch welche Objekte erstellt und vom Service unterstützt werden.

serviceinstance

Folgende Use Cases erlaubt der Service sofort:

– Airline Details laden
– Flugdaten der Airline laden
– Details für einen bestimmten Flug anzeigen
– Verfügbarkeit für einen bestimmten Flug prüfen

Wie immer macht es ab diesem Moment mit K2 keinen Unterschied mehr, woher die Daten eigentlich kommen – man kann sofort mit der Formulargestaltung beginnen oder die Daten in Workflows nutzen. Für diese Lösung beschränken sich die Formulare und Ansichten auf folgende Artefakte:

artefacts

Einen Workflow gibt es also erstmal nicht. Die Laufzeit kann dann exemplarisch so aussehen:

Airline suchen

searchcarrier

 

Airline Details
airlinedetails

Flüge der Airline anzeigen
airlineflights

Flugdetails laden
flightdetailsFlugverfügbarkeit prüfen
flightcheck

 

Aufgrund der Wiederverwendbarkeit von K2 Komponenten, kann ich jetzt das gleiche Element zum Beispiel auch für SharePoint Formulare nutzen! Das könnte dann so aussehen:

sp1

sp2

Webinar: Deep Dive – An introduction to K2 Appit for SharePoint

Am Mittwoch, den 29.Juli findet um 15 Uhr ein Webinar zum Thema Deep Dive: An introduction to K2 Appit for SharePoint statt!

Logo

K2 Appit for SharePoint ist die neue cloudbasierte Lösung von K2, mit der Business Apps mit ansprechenden Formularen und erweiterten Workflowfunktionen, auf Basis von SharePoint Online oder SharePoint 2013 bereitgestellt werden können!

Hierzu ist keinerlei lokale Infrastruktur erforderlich – es erfolgt eine automatische Aktivierung in der Cloud und nach wenigen Minuten ist der K2 Server einsatzbereit.

Wir laden alle Interessenten ein, an dem kostenlosen Webinar teilzunehmen. Die Anmeldung ist über diesen Link möglich

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